Bewaartermijnen documenten

Algemene bedrijfsmatige documenten

Document / gegevens

Minimale bewaartermijnMaximale bewaartermijnIngangsdatum bewaartermijnVastgelegd in  
Jaarrekening, accountantsverklaring e.d. 7 jaar   vanaf datum opstellen BW art. 2: 394 BW
Winst- en verliesrekening 7 jaar   vanaf datum opstellen art. 2: 10 en 3: 15a BW
Administratie na ontbinding rechtspersoon 7 jaar   na ontbinding art. 2: 24 BW
Dividendnota's 5 jaar   na opstellen art. 3 uitvoeringsbeschikking dividendbelasting
Gegevens bedrijfsmatig onroerend goed 10 jaar   Volgend op het jaar waarin men het goed is gaan bezigen. art. 34a Wet op de omzetbelasting
Ledenadministratie van een coöperatie met aansprakelijkheid van de leden 10 jaar   na aanvraag van het lidmaatschap art. 2: 61 BW
Subsidie administratie 10 jaar   vanaf datum administreren art. 4: 69 Algemene Wet Bestuursrecht

Fiscale documenten
Document / gegevensMinimale bewaartermijnMaximale bewaartermijnIngangsdatum bewaartermijnVastgelegd in
Grootboek, debiteurenadministratie, crediteurenadministratie, in- en verkoopadministratie, voorraadadministratie en loonadministratie 7 jaar   vanaf 1 januari na het opstellen art. 52 Wet Rijksbelastingen art. 8 Douanewet
Facturen i.v.m. de omzetbelasting 7 jaar   na opstellen c.q. ontvangst art. 31 Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting
Identificatiebewijs (op grond van Wet Identificatieplicht) 5 jaar   na einde dienstverband art. 23 a Uitvoeringsregeling loonbelasting

Vervoer
Document / gegevensMinimale bewaartermijnMaximale bewaartermijnIngangsdatum bewaartermijnVastgelegd in
Persoonlijk controleboekje 12 maanden   na de laatste aantekening art. 12 Europese Overeenkomst arbeidsvoorwaarden internationaal vervoer
Register van werkboekjes 12 maanden   na de laatste aantekening art. 25 Beschikking werkmap
Registratiebladen 1 jaar   na het gebruik art. 5 Beschikking gebruik Tachograaf

Personeelsgegevens
Document / gegevensMinimale bewaartermijnMaximale bewaartermijnIngangsdatum bewaartermijnVastgelegd in
Sollicitatiebrieven, - formulieren, correspondentie omtrent de sollicitatie, getuigschriften en verklaring omtrent gedrag   4 weken zonder toestemming, 1 jaar met toestemming van de sollicitant na beëindiging sollicitatieprocedure Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
Arbeidsovereenkomst en wijzigingen   2 jaar einde dienstverband art. 52 Wet Rijksbelastingen
Wijzigingen arbeidsovereenkomst   2 jaar einde dienstverband art. 52 Wet Rijksbelastingen
Correspondentie over benoemingen, promotie, demotie en ontslag 2 jaar   einde dienstverband art. 52 Wet Rijksbelastingen
Verslagen van functioneringsgesprekken 2 jaar   einde dienstverband Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
Verslaglegging in het kader Wet Verbetering Poortwachter   2 jaar einde dienstverband Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
Loonbelastingverklaringen en kopieën van identiteitsbewijzen 5 jaar   einde dienstverband art. 23 a Uitvoeringsregeling loonbelasting
Afspraken betreffende salaris en arbeidsvoorwaarden 7 jaar   einde dienstverband Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
Burgerlijke staat werknemer 7 jaar   einde dienstverband Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
VUT-regeling   2 jaar einde dienstverband art. 52 Wet Rijksbelastingen
Afspraken inzake werk OR   2 jaar einde lidmaatschap Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
Loonbeslagen   tot opheffing   Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
Gegevens betreffende etniciteit en herkomst 5 jaar   einde dienstverband Wet stimulering Arbeidsdeelnamen Minderheden - Wet Samen
Identiteitspapieren van van derden ingeleende vreemdelingen waarvoor een tewerkstellingsvergunning is verleend 5 jaar   afloop kalenderjaar waarin arbeid door ingeleende vreemdeling is beëindigd Wet Arbeid Vreemdelingen

Videobeelden van personeel
Document / gegevensMinimale bewaartermijnMaximale bewaartermijnIngangsdatum bewaartermijnVastgelegd in
Beveiligingscamera's   24 uur Start opname Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
Opsporingscamera's tbv fraude, diefstal e.d.   zo lang als nodig is voor doel   -

Logfiles computersystemen / e-mail en internetmonitoring
Document / gegevensMinimale bewaartermijnMaximale bewaartermijnIngangsdatum bewaartermijnVastgelegd in
Computersystemen   6 maanden   Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
E-mail / Internet-monitoring   6 maanden   Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)

Toegangscontrolesystemen / tijdregistratiesystemen
Document / gegevensMinimale bewaartermijnMaximale bewaartermijnIngangsdatum bewaartermijnVastgelegd in
Gegevens mbt tijdsregistratie 52 weken vanaf de dag van registratie     Arbeidstijdenbesluit
Gegevens mbt toegangscontrole   6 maanden nadat recht op toegang is vervallen   Vrijstellingsbesluit Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)

Medische gegevens / Arbo gegevens*
Document / gegevensMinimale bewaartermijnMaximale bewaartermijnIngangsdatum bewaartermijnVastgelegd in
Algemeen 10 jaar, maar werknemer kan om vernietiging vragen     art. 7: 456 Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst
Patiëntendossier 15 jaar   vanaf datum vervaardiging (of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit) art. 7: 456 Wet op de Geneeskundige Behandelingsovereenkomst
Kankerverwekkende stoffen en processen, incl gegevens van arbeidsgeneeskundig onderzoek en lijst van werknemers 40 jaar   na blootstelling Arbeidsomstandighedenbesluit
Vinylchloridemonomeer, metingsgegevens / concentratiegegevens van bewakingssysteem 3 jaar   na blootstelling Arbeidsomstandighedenbesluit
Vinylchloridemonomeer, gegevens van arbeidsgeneeskundig onderzoek, lijst van werknemers 40 jaar   na blootstelling Arbeidsomstandighedenbesluit
Benzeen en gechloreerde koolwaterstoffen 40 jaar   na blootstelling Arbeidsomstandighedenbesluit
Asbest, register van blootstelling 41 jaar   na blootstelling Arbeidsomstandighedenbesluit
Zandsteen 42 jaar   na blootstelling Arbeidsomstandighedenbesluit
Lood en loodwit 43 jaar   na blootstelling Arbeidsomstandighedenbesluit
Biologische agentia algemeen 10 jaar   na blootstelling Arbeidsomstandighedenbesluit
Biologische agentia indien infectueus 10 jaar 40 jaar na blootstelling Arbeidsomstandighedenbesluit
Radioactieve straling 30 jaar na beïndiging werkzaamheden mag bewaard worden tot 75e levensjaar na blootstelling Besluit Stralingsbescherming

* Medische gegevens dienen onder beheer te zijn van de Arbodienst. Bovenstaande bewaartermijnen gelden
alleen als de Arbodienst de gegevens bewaard. Medische gegevens die in het personeelsdossier zijn
opgenomen vallen onder de bewaartermijnen van personeelsdossiers.

Copyright © 2009-2018 Tarvos Information Management, Landmansweg 10, 8536 TB Oosterzee, Nederland. www.tarvos.nl
t m