Digitaal archiveren

Bedrijfsinformatie bestaat uit diverse soorten informatie en documenten. Denk aan brieven, facturen, rapporten, faxen, email, etc. Deze documenten komen via verschillende kanalen binnen en bevinden zich vaak op verschillende locaties waardoor er een ongestructureerde chaos ontstaat.

Tarvos helpt u met digitaal archiveren

Tarvos helpt u structuur te brengen in deze informatie.


Voordelen van digitaal archiveren:

- Efficiënt documentbeheer middels een goed document structuur plan (DSP)
- Aanzienlijke besparing ten opzichte van traditioneel archief
- Besparing op kopieer- en verzendkosten
- Altijd de meest recente versie bij de hand
- De informatie is razendsnelsnel terug te vinden en in te zien
- Documenten zijn door meerdere personen tegelijk benaderbaar
- Gemakkelijk en veilig delen van bedrijfsinformatie
- Eenvoudig een back-up beschikbaar hebben of maken.

 

Bijkomende voordelen van document digitalisering:

- Flinke reducering van de papieren opslag. U kunt deze ruimte anders benutten.
- Een gestandariseerde opslag van uw documenten in bijvoorbeeld het gedefinieerde PDF/A formaat.
- De terugzoektijd van documenten wordt enorm verminderd door het gebruik van OCR en meta data, waardoor een document terugvinden tot seconden wordt gereduceerd.
- Waarborging van uw informatie wordt eenvoudig doordat er snel een backup kan worden gemaakt van uw informatie. Denk ook aan brand- en waterschade van documenten.
- Het delen van informatie heeft geen beperkingen meer doordat documenten simpel toegankelijk kunnen worden gemaakt via netwerk, internet en email.
- Documenten raken niet meer zoek op de werkvloer. Middels audit trail techniek kan men precies zien waar een document is.
- Opbouw van een kenniscentrum

 

Digitalisering van documenten gebeurt middels een scanner en scan software.

 

Copyright © 2009-2017 Tarvos Information Management, Landmansweg 10, 8536 TB Oosterzee, Nederland. www.tarvos.nl
t m