Vragenlijst digitaal archief

U wilt graag digitaal archiveren. Maar u weet nog niet precies waar u moet beginnen. Tarvos helpt u graag met de eerste stappen.

De volgende vragenlijst heeft de doelstelling om u een basis-inventarisatie voor uzelf te laten maken van uw documenten en archiefwensen.


Digitaal archiveren is niet zo makkelijk als men soms denkt. Een veel voorkomende denkfout is dat men denkt dat een vel papier in een scanner leggen genoeg is om digitaal te archiveren. Scannen is echter maar een klein onderdeel van het hele proces. Dit zal bij het invullen van deze lijst snel duidelijk worden.


Neem rustig de tijd voor het invullen en probeer het gefaseerd te doen, bijvoorbeeld per afdeling in plaats van het hele bedrijf ineens. Na invulling van de vragen kunt u met een duidelijk beeld op het netvlies een afspraak maken om dieper in te gaan op de materie.

 

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

 

De documenten:

- Welke soorten documenten wilt u graag digitaliseren?
Identificeer deze documenten en de inhoud. Elk type document is een documentsoort. Denk hierbij aan een pakbon, factuur, kontrakt, etc.


- Wat is de bron en wat is de bestemming per documentsoort?
Faxmachine, boekhouding, post, magazijn, etc


- Wie is/zijn de eigena(a)r(en) per documentsoort?
Inkoopfacturen naar boekhouding, rma-formulieren naar de helpdesk, etc


- Wat is de levenscyclus/bewaartermijn/vernietigingsregel per documentsoort?
Facturen max 7 jaar bewaren, akte van waarde blijft altijd geldig, etc


- Is er een 'trigger' om documenten te moeten verwijderen van het systeem?
Een CV moet na 6 maanden worden vernietigd indien iemand niet is aangenomen, oude versie verwijderen wanneer nieuwe versie beschikbaar komt, etc


- Welke eigenschappen zijn er per documentsoort?
Primaire meta data, welke informatie wil je aan een documentsoort koppelen. Ordernummer, Datum, etc.


- Hoeveel versies moeten er worden bijgehouden per documentsoort?
Denk hierbij alleen aan afgeronde documenten, niet aan (concept) documenten in opzet aangezien dat geen archiefstukken zijn.


- Wat zijn de toegangspermissies per documentsoort, wie mogen wat?
Boekhouding mag alles met facturen, receptie mag post openen en scannen, iedereen heeft leestoegang behalve in P&O documenten, etc.


- Welke route (of workflow) doorloopt een documentsoort binnen het bedrijf?
Aanvraagformulier gaat van Jan naar Kees naar Piet, fax gaat van receptie naar administratie, etc.

 

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------


De Archieven

- Wat zijn de doelstellingen om een DMS in te richten?
Verbetering van ... proces, juridische redenen, besparing kosten op ..., etc


- Bepaal per doelstelling de verschillende archieven
Factuurarchief voor boekhouding en belasting, email archief bijhouden bewaren voor wettelijke verplichting, vrachtdossier archief voor ondersteuning aftersales, etc


- Welke van de eerder bepaalde documentsoorten belanden in welke archieven?
Correspondentie in algemeen archief, Akten van waarde in vertrouwelijk directie archief, Identiteitsbewijzen in afdeling HR.


- Is er een logische (map)structuur te bepalen per archief? Probeer het eenvoudig te houden.
[Orderarchief]\Ordernummer\factuur123.pdf, [Relatiearchief]\Client\Rapporten\junirapport.xls


- Welke meta data (sleutel- of index velden) dienen er per archief te zijn?
Dit is afhankelijk van de documentsoorten die het archief zullen vullen.
Ordernummer, vervaldatum, betreft, status, etc


- Op welke van deze velden zal later worden teruggezocht om documenten te vinden?
Ordernummer wel, Doosnummer niet, Ritnummer wel.


- Zijn er velden die verplicht moeten worden gevuld?
Routenummer, Factuurnummer, BTW nummer, etc


- Is het wenselijk dat er bij het invullen van meta data gebruik kan worden gemaakt van opzoektabellen (pull downs)?
Zo ja, welke?
Status: Ja/Nee/N.v.t, Afdeling: Boekhouding/Directie/Development


- Wat voor soort waardes worden er ingevuld per veld?
Datum 23-04-2010, Tekst abc1230, Nummers 1230, Bedragen 1.230,00, etc

 

Einde vragenlijst.

Copyright © 2009-2018 Tarvos Information Management, Landmansweg 10, 8536 TB Oosterzee, Nederland. www.tarvos.nl
t m