Contractbeheer

Wat betekent digitaal contractbeheer voor uw onderneming?

Het doelmatig en effectief beheren van contracten is belangrijk voor elke organisatie. Door het digitaliseren van contracten en deze onder te brengen in een contractbeheerssysteem zorgt u er voor dat uw organisatie direct meer inzicht krijgt in de lopende contracten waardoor bedrijfsrisico’s afnemen.

 

Wat wenst u te bereiken met contractbeheer?

U wilt een nette ordening van uw afspraken en contracten. Hiernaast is het noodzakelijk dat de juiste persoon volledig inzicht heeft in de huidige totale waarde van uw lopende contracten en u wilt voorkomen dat contracten op de afloopdatum ongewenst automatisch verlengd worden.

 

Hoe bereikt u dit?

Een degelijk contractbeheerssysteem bestaat uit een centrale bewaking en registratie van de contracten. Men ontvangt tijdig een waarschuwing zodra er actie moet worden genomen zoals een opzegging of verlenging van een contract. Hierdoor loopt de organisatie minder risico en kunnen contracten beter worden nageleefd. De contracten zijn in digitale dossiers opgeslagen in het systeem en zijn met de juiste toegang en rechten altijd en overal toegankelijk.

 


Tarvos Digitaal Contractbeheer

 


Welke contracten heeft u eigenlijk afgesloten in het verleden? Waar en hoe worden deze bewaard en wat zijn de looptijden? Welke rechten en plichten zijn er aan deze contracten verbonden?

 

Bij het ontbreken van degelijk contractbeheer kan het gebeuren dat contracten verlengd worden doordat het even aan de aandacht ontglipt was, of omdat het document simpelweg niet te vinden is op de werkvloer. Vaak is het niet duidelijk welke overeenkomsten er exact zijn afgesloten of dat er in de loop der jaren aanpassingen zijn gedaan op het contract zoals wijzigingen van licenties of diensten.


Een degelijk contractbeheerssysteem geeft na implementatie de volgende voordelen:

- Contractbewaking, tijdige signalering van vervaldatum en melding middels e-mail of andere technieken
- Inzicht in de huidige contractstatus en berekening van werkelijke contractwaarde
- Contracten zijn simpel terug te vinden en direct in te zien vanaf elke werkplek, ook mobiel
- Contracten zijn eenvoudig opvraagbaar en te koppelen aan relaties in uw CMS of ERP applicatie
- U kunt zelf aangeven welke extra sleutelgegevens (meta data) vastgelegd moet worden
- Veilige centrale opslag met mogelijkheden voor een digitaal archief
- Krachtige autorisatie per contract of dossier
- Uitgebreide rapportage over de status van (af)lopende contracten en (financiële) verplichtingen

 

Naast deze directe voordelen geeft een digitaal contractbeheerssysteem ook winst op andere vlakken:

- Dubbele contracten als abonnementen op verschillende afdelingen kunnen voorkomen worden
- Het opzetten van volume kortingen door combinatie van inkoop is te realiseren
- Contracten kunnen na verloop van tijd tegen het licht gehouden worden om te zien of deze nog voldoen aan de wensen en eisen van dat moment
- Contractgerelateerde taken kunnen simpel worden overgenomen door collega’s in geval van afwezigheid van de verantwoordelijke middels een eenvoudig te beheren workflow
- Door de optie om het systeem naadloos te laten integreren met uw CMS, ERP of digitaal archief kunnen de individuele contracten onderdeel zijn van een relatiedossier met gerelateerde documenten.
- Mogelijkheid om een koppeling tussen het inkoopsysteem en het contractbeheersysteem te realiseren. De contractgegevens kunnen via matching worden vergeleken met inkooporders en facturen. Een inkoopvoorstel voor leveranciers kan worden gemaakt doordat de contractbewaking alle gegevens reeds ter beschikking heeft.
- Online contractbeheer kan als SaaS-oplossing worden aangeboden

 

Samengevat:

Een contractbeheerssysteem signaleert tijdig wanneer een actie nodig is, bijvoorbeeld wanneer de vervaldatum van het contract in zicht is, zodat u op tijd kunt handelen. Er is duidelijk zicht op welke contracten actie genomen dient te worden en het is duidelijk of u of anderen de acties uit moeten voeren. Door dit inzicht beperkt u bedrijfsrisico’s tot het minimum en bent u consistent in staat om de contractuele verplichtingen na te leven.


Ziet u de voordelen voor uw organisatie of wenst u meer informatie, neem dan contact met ons op.

 

Copyright © 2009-2017 Tarvos Information Management, Landmansweg 10, 8536 TB Oosterzee, Nederland. www.tarvos.nl
t m