Documentbeheer

Digitaal documentbeheer & Enterprise Content Management (ECM)

Het bewaren van informatie en het ontsluiten van informatie is een belangrijk onderdeel van een bedrijfsvoering. Wettelijke bepalingen en service naar uw klanten en medewerkers zijn triggers om een digitaal archief of ECM systeem in te richten.


Alle informatie die voor een onderneming inhoudelijke waarde heeft voor de primaire processen, dient bewaard te worden om in de toekomst verantwoording af te kunnen leggen. Deze informatie dient hierdoor authentiek, betrouwbaar en altijd beschikbaar te zijn.


Tarvos oplossingen voor documentbeheer


De documentenstroom neemt echter alleen maar toe, maar de manier waarop we de informatie afhandelen verandert niet. Een bedrijf besteed te veel tijd aan documentenafhandeling.


Iedereen structureert documenten en informatie op zijn eigen manier zodat het voor diegene terug te vinden is. Het wordt echter lastiger wanneer meerdere mensen toegang hebben tot dezelfde informatie en het dus voor iedereen gemakkelijk vindbaar moet zijn.


Men slaat informatie op verschillende locaties op (netwerk, gebruikersmap, bureaublad, email, etc). Documenten worden daardoor onvindbaar en er zwerven meerdere versies van een document en de juiste versie is niet meer te achterhalen. De structuur is zoek.


Het gebeurt regelmatig dat belangrijke documenten niet voor iedereen toegankelijk zijn, omdat ze op persoonlijke locaties worden opgeslagen. Wj kunnen u helpen deze problematiek aan te pakken.


Voordelen:

- Niet locatie gebonden
- Sneller terug te vinden
- Goed versiebeheer
- Documenten raken niet kwijt
- Efficiënter in beheer en opslag
- Duidelijke structuur door gebruik van herkenbare gegevens
- Documenten zijn voor meerder personen tegelijk bereikbaar


Tarvos helpt u orde te creëren in de ongestructureerde informatie, rekening houdend met de werkwijze en structuur van uw organisatie.

 

Copyright © 2009-2017 Tarvos Information Management, Landmansweg 10, 8536 TB Oosterzee, Nederland. www.tarvos.nl
t m